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Procédure interne en matière administrative, financière et comptable

Approuvée par le Comité exécutif (« Präsidium ») le 11 octobre 2021

1.   Statuts du parti

Les règles de base de la procédure interne sont fixées par les statuts du parti, dont un chapitre est consacré au règlement intérieur financier.

2.   Procédure interne

C’est le Trésorier du parti qui gère les comptes en banque et en caisse du parti et qui effectue les transferts. Il le fait sur base des factures qui lui sont adressées par les membres du comité exécutif et du personnel du parti politique. Les personnes qui envoient les factures ou demandes de remboursement/indemnisation au Trésorier vérifient que ces pièces sont valides et correspondent à des engagements qui ont été fait par le parti. Le Trésorier contrôle les montants des pièces et les règle.

En ce qui concerne les engagements, un membre du Comité exécutif peut engager le parti à concurrence de 250,00€ maximal. Les engagements qui coûtent plus chers que 250,00€ requièrent un vote du Comité exécutif. Ce vote peut être exprimé de manière digitale. 

En ce qui concerne la comptabilisation des factures, un programme informatique a été mis en place en 2019 (Odoo). Ce programme fonctionne selon la procédure expliquée en haut : un membre du Comité ou du personnel télécharge la facture sur Odoo et le Trésorier vérifie cette facture avant de la régler. Pour la comptabilisation, le parti se base sur la date comptable de chaque facture, sauf pour les engagements réguliers (loyers, salaires, etc.) qui sont comptabilisés à la fin, respectivement au début, de chaque mois.

Le programme permet également un contrôle bancaire. Ainsi, les extraits de banque sont téléchargés sur Odoo par les membres du Comité exécutif ayant accès aux comptes bancaires. Les opérations bancaires peuvent par la suite être lettrées avec les factures respectives, ce qui permet de faire un suivi permanent des paiements et de créer un livre des tiers indiquant les dettes restantes impayées.

3.   Indemnités des membres du Comité exécutif

Chaque membre du Comité exécutif reçoit une indemnité pour l‘exécution de son mandat. Cette indemnité est actuellement fixée à 400,00€ par mois. Les membres du Comité qui le souhaitent peuvent refuser une partie ou la totalité de l’indemnité.

4. Frais de déplacement et de séjour

En date du 25 février 2020, le Comité exécutif a décidé de clarifier les règles quant aux remboursements des frais de déplacement par le parti. Ainsi, pour les déplacements en voiture, les membres du parti et le personnel du parti peuvent demander un remboursement des frais de déplacement à hauteur de 0,40€ par kilomètre parcouru lorsqu’ils prestent des services au parti ou s’ils sont en mission officielle pour le parti. Chaque membre du Comité exécutif peut accorder des frais de déplacement jusqu’à 250,00€. Les frais de déplacement qui dépassent ce montant nécessitent un vote du Comité exécutif. Le paiement des frais de séjour nécessite l’accord préalable du Comité.

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